A importância dos protocolos em eventos

O Manual de Procedimentos de Eventos foi criado para fornecer aconselhamento sobre o processo por meio de um protocolo que é aplicável a todos os planejadores de eventos e ocasiões únicas.

Bem como visitas públicas, pois são possibilidades para melhorar a credibilidade positiva de qualquer empreendimento, por isso devem ser realizados com o mais alto grau de profissionalismo.

O procedimento é definido como o procedimento oficial do sistema de regras que regem eventos de estado ou celebrações diplomáticas.

Na preparação do evento, o procedimento inclui as regras, decoro, e também padrões que devem ser seguidos ao hospedar ou conectar-se com funcionários do governo ou outros líderes de negócios. Isso também consiste em regras culturais e também etiqueta.

O cerimonial e os protocolos são uma ciência, não importa se você está organizando a coroação de um Rei, ou uma cerimônia de casamento, o manual de cerimonial e os protocolos vão te ajudar e muito a não ter surpresas desagradáveis no dia. 

Presidente dos Estados Unidos ou parceiro.

– Chefes de Estado atuais (ou anteriores) ou parceiro.

– Sistema Universitário da Geórgia, Chanceler, Vice-Chanceler ou Conselho de Reitores.

– Participantes do congresso dos EUA (legislador ou deputado).

– Embaixadores.

– Autoridades escolhidas.

– Presidentes de universidades, faculdades, bem como agências de certificação.

– Diretores Presidente de importância de organizações.

– Acadêmicos de alto nível.

– Servidores públicos idosos – exército.

– Curadores da Universidade da Geórgia.

– Membros representantes do povo.

Dignitários, bem como VIPS

O host tem a obrigação de garantir que os hóspedes VIP recebam a devida consideração e também segurança durante a recepção.

Dignitários, bem como VIPS, podem ser especificados como, mas não limitados a:

Convites das Autoridades para as Universidades.

Antes de fazer um convite para qualquer dignitário ou funcionário público, o tipo de VIP deve ser escolhido.

Mediante seu depoimento, o Presidente se reserva o direito de ampliar diretamente o convite para a escola. (Mais informações sobre os critérios de convite podem ser encontrados listadas abaixo).

Se o Presidente for participar da reunião VIP, o formulário de Demanda de Presença do Chefe de Estado deve também ser concluído e aprovado.

Uma vez que um convite tenha sido realmente aprovado, o Escritório de Ocasiões e Procedimentos da Universidade fará a organização.

Revisão de Eventos Únicos

– Antes de receber funcionários públicos ou VIPs na escola, é necessário obter autorização através dos canais adequados internos da instituição que recebe.

– O financiamento de eventos únicos é de responsabilidade do sistema universitário que prepara a ocasião.

Os requisitos da ocasião, bem como as despesas, podem diferir com base no local do evento e também nos protocolos necessários.

O Escritório de Eventos e Procedimentos da Faculdade tem autoridade para determinar o orçamento.

– Os planejadores precisam marcar um dia de contato no local que certamente estará acessível por telefone.

– Quando o Chefe de Estado ou parceiro do Chefe de Estado estiver participando da ocasião, os planejadores participarão.

– Os métodos referenciados no manual devem ser considerados padrões, mas devem ser.

alterado com base na exigência e adequação da ocasião, bem como seus convidados.

Convites

Padrões

– Os convites devem ser consistentes com o estilo, motivo ou valor do evento.

– Os convites precisam ser sempre originários de funcionários da faculdade, não da Universidade que rcebe.

EXEMPLO: O presidente Steve M. Dorman lhe dá as boas-vindas…

Nao é de bom tom. O ideal seria:

A Universidade da Giorgia lhe dá as boas-vindas…

– Os convites formais devem ser enviados por correio de primeira classe.

3. Guia de Design

Linha 1 Logotipo da Universidade ou Empresa.

Apenas os logotipos autorizados pela Universidade precisam ser impressos.

Linha 2 O nome do(s) Host(s).

“Presidente”, “Presidente e Cônjuge”, “Chefe de Estado e Conselho de Curadores”.

Linha 3 Prolonga o convite.

“Exige o prazer do seu negócio” ou “Cordialmente dá as boas-vindas”.

Linha 4 Explica o tipo de ocasião, normalmente em poucas palavras.

“almoço”, “jantar”, “uma recepção”, “corte de reverência”.

Linha 5 Função do evento.

“em homenagem a”, “receber”, “agradecer”.

Linha 6 O dia da ocasião.

Para convites formais, toda a data deve ser elaborada.

“Sábado, 21 de novembro de 2020”.

Dias e meses não devem ser abreviados – use novembro, não nov.

. Linha 7 A hora do evento.

Para convites oficiais, os horários devem ser elaborados.

“às seis horas da tarde”.

Linha 8 Informe a localização.

Consistem constantemente no endereço completo.

Para eventos no campus, inclua o nome da estrutura e as informações da área.

“Bola de Magnólia sala, Centro de Atividades Trainee”.

Save the days pode consistir apenas no nome da comunidade ou da universidade.

Linha 9 Direções especiais.

Isso pode incluir código de vestimenta, bem como detalhes de estacionamento.

Linha 10 informações de RSVP.

Quatro

Se você não estiver consistindo em cartões de resposta, verifique o número de telefone da pessoa que está recebendo os RSVPs. Em algumas circunstâncias, um endereço de e-mail será suficiente.

Se você estiver consistindo de um cartão de resposta, “cartão RSVP confinado” deve ser impresso.

Os cartões de resposta precisam consistir em locais para os nomes do(s) visitante(s), resposta opção de menu (se relevante) e detalhes de pagamento (se relevante).

Informações de estacionamento e mapas do local podem ser incluídos em um convite.

Impressão

– Os convites do Chefe de Estado devem ser aprovados pelo gabinete da presidência duas semanas antes de imprimir.

– As informações para o dispositivo da faculdade que hospeda a ocasião devem ser publicadas na aba do envelope do convite.

– Os envelopes devem ser atendidos em um tipo de letra legível, de script.

– Existem muitos tipos de endereço; usar o honorífico apropriado significa respeito.

– Na dúvida, use uma das alternativas mais oficiais ao atender os envelopes.

– As ocasiões a que o Presidente do Colégio se dirige devem ter sempre um gráfico de lugares prontos.

– O Reitor da Universidade, bem como o visitante reconhecido, devem estar sentados à frente da mesa (Quando desenvolvendo o formato do espaço, este deve ser classificado na tabela 1).

– O protocolo de assentos deve levar em consideração a classificação e condição dos visitantes. Por ordem de hierarquia.

Importante ao receber diplomatas, líderes políticos, oficiais das forças armadas e também líderes religiosos.

– Não importa a lista de verificação do visitante, o visitante mais bem classificado precisa sentar-se constantemente imediatamente ao lado direito de quem recebe.

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